Phần 6: Quy trình kiểm tra và nghiệm thu vật liệu theo từng tình huống

Năm phần trước đã lần lượt làm rõ giá trị của chứng chỉ, phương pháp thử, dung sai, truy xuất nguồn gốc và trách nhiệm lựa chọn vật liệu. Đây là những nội dung cần thiết để xây dựng một bộ hồ sơ nghiệm thu có đủ cơ sở kỹ thuật.

Tuy nhiên, không phải nhà máy nào cũng bắt đầu từ cùng một giai đoạn. Bộ phận mua sắm có thể đang chuẩn bị đơn hàng, phòng chất lượng đang tiếp nhận vật liệu, trong khi bộ phận kỹ thuật cần giải quyết chênh lệch kết quả đo với nhà cung cấp.

Mỗi tình huống cần một trình tự kiểm tra và nhóm bằng chứng khác nhau. Xác định đúng vấn đề đang gặp phải sẽ giúp các bộ phận tập trung vào những thông tin cần thiết, hạn chế việc bổ sung hồ sơ hoặc thực hiện phép thử không phục vụ trực tiếp cho mục đích nghiệm thu.

Bài viết tổng hợp quy trình xử lý theo ba tình huống thường gặp: trước khi đặt hàng, khi nhận vật liệu và khi phát sinh tranh chấp về kết quả đo.

1. Xác định tình huống trước khi bắt đầu kiểm tra

Quy trình kiểm tra và nghiệm thu vật liệu cần được lựa chọn theo giai đoạn thực tế của đơn hàng.

Ba tình huống có liên hệ với nhau nhưng không thể sử dụng cùng một cách xử lý.

Ví dụ, nếu đơn hàng chưa yêu cầu kiểm tra siêu âm, phòng chất lượng không thể mặc định nhà cung cấp đã thực hiện phép thử này và có sẵn kết quả khi giao hàng.

Ngược lại, nếu hai bên đang có kết quả đo độ phẳng khác nhau, việc yêu cầu bổ sung chứng chỉ chưa chắc giải quyết được vấn đề. Trước tiên cần xác định hai bên có thực hiện phép đo trong cùng điều kiện hay không.

Vì vậy, bước đầu tiên là xác định bằng chứng đang thiếu hoặc nội dung chưa thống nhất, sau đó lựa chọn phương pháp kiểm tra phù hợp.

2. Tình huống 1: Chuẩn bị đặt hàng vật liệu

Giai đoạn trước khi đặt hàng có ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng nghiệm thu về sau.

Một số yêu cầu như loại chứng chỉ, lớp dung sai hoặc phép thử bổ sung cần được thống nhất trước khi vật liệu được sản xuất.

Nếu chỉ xác định những yêu cầu này khi hàng đã về kho, nhà máy có thể không nhận được đầy đủ dữ liệu cần thiết.

2.1. Xác định các yêu cầu kỹ thuật cần ghi trong đơn hàng

Bộ phận kỹ thuật, phòng chất lượng và bộ phận mua sắm cần phối hợp làm rõ các nội dung sau:

Không phải mọi đơn hàng đều cần toàn bộ các phép thử trong bảng.

Việc lựa chọn phụ thuộc vào loại vật liệu, điều kiện sử dụng và tiêu chí nghiệm thu của nhà máy.

Ví dụ, nếu một chi tiết cần đáp ứng yêu cầu về độ dai va đập tại nhiệt độ xác định, kết quả thử phải được thực hiện ở đúng nhiệt độ đó.

Tương tự, nếu tấm thép được sử dụng làm nền lắp lớp lót chống mài mòn, yêu cầu về độ phẳng cần được xem xét ngay từ giai đoạn lựa chọn vật liệu.

2.2. Thống nhất loại chứng chỉ trước khi mua

Chỉ ghi yêu cầu “cung cấp chứng chỉ chất lượng” có thể chưa đủ để xác định mức bằng chứng mà nhà máy cần.

Theo EN 10204, các loại tài liệu kiểm tra được phân biệt dựa trên cơ sở thực hiện kiểm tra và mức độ độc lập của việc xác nhận.

Vì vậy, trước khi đặt hàng, phòng chất lượng cần xác định:

• Kết quả thử có cần gắn với chính lô vật liệu được giao không?
• Có yêu cầu kiểm tra đặc thù không?
• Có cần bộ phận hoặc đại diện độc lập với hoạt động sản xuất xác nhận kết quả không?

Sau khi xác định, bộ phận mua sắm cần ghi rõ loại chứng chỉ tương ứng trong đơn hàng.

Bạn có thể tìm hiểu chi tiết tại Phần 1: Chứng chỉ và chứng từ vật liệu chứng minh điều gì?

2.3. Không mặc định lớp dung sai chặt chẽ nhất

Các tiêu chuẩn về dung sai có thể quy định những lớp hoặc mức yêu cầu khác nhau.

Khi đặt hàng, nhà máy cần lựa chọn lớp dung sai dựa trên mục đích sử dụng của vật liệu.

Ví dụ, yêu cầu về độ phẳng đối với tấm nền lắp gốm chống mài mòn có thể khác với một tấm dùng cho kết cấu hàn thông thường.

Nếu không ghi rõ lớp dung sai, không nên mặc định nhà cung cấp sẽ giao sản phẩm theo mức yêu cầu chặt chẽ nhất.

2.4. Kết quả cần có trước khi xác nhận đơn hàng

Sau khi hoàn thành việc đối chiếu, bộ phận mua sắm cần có một bộ yêu cầu kỹ thuật thống nhất, trong đó xác định:

Loại vật liệu → Loại chứng chỉ → Tiêu chuẩn và lớp dung sai → Phép thử cần thực hiện → Điều kiện nghiệm thu.

Bộ yêu cầu này là cơ sở để phòng chất lượng đối chiếu khi vật liệu được giao.

Những yêu cầu ảnh hưởng đến phương pháp thử và điều kiện cung cấp cần được thống nhất trước khi đặt hàng, thay vì bổ sung sau khi đã nhận vật liệu.

3. Tình huống 2: Vật liệu đã được giao đến kho

Khi vật liệu đến kho, nhiệm vụ chính là xác định lô hàng thực tế có phù hợp với yêu cầu đã đặt và có đủ hồ sơ để truy xuất hay không.

Ở giai đoạn này, việc kiểm tra cần thực hiện trực tiếp trên vật liệu, đồng thời đối chiếu với chứng từ tương ứng.

3.1. Năm nội dung cần kiểm tra khi nhận hàng

Đây là khung kiểm tra ban đầu, không thay thế các yêu cầu lấy mẫu hoặc phép thử bổ sung đã được quy định trong đơn hàng.

3.2. Đối chiếu số nhận dạng trước khi xác nhận hồ sơ

Một chứng chỉ có đầy đủ thông số nhưng không liên kết được với lô vật liệu thực tế sẽ không đáp ứng đầy đủ mục đích truy xuất.

Với thép tấm có số dập, kho và phòng chất lượng cần đối chiếu số nhận dạng trên vật liệu với chứng chỉ.

Nếu số nhận dạng không khớp, thiếu ký tự hoặc không đọc được, cần ghi nhận và xác minh trước khi xác nhận hồ sơ.

Không nên tự suy đoán rằng hai số tương ứng chỉ vì vật liệu có cùng quy cách hoặc được giao từ một nhà cung cấp.

Đối với vật liệu không có số dập trên từng tấm, cần sử dụng chuỗi hồ sơ nhận dạng phù hợp, gồm số lô, nhãn kiện, ảnh khi nhận hàng và biên bản nhập kho.

3.3. Kiểm tra đúng mức công bố của thông số

Khi đọc chứng chỉ và bảng thông số, phòng chất lượng cần phân biệt ba mức:

Ví dụ, nếu một giá trị độ cứng chỉ được quy đổi từ kết quả của phép thử khác, phòng chất lượng không nên sử dụng như kết quả đo trực tiếp nếu tiêu chí nghiệm thu yêu cầu phép thử độ cứng theo một phương pháp xác định.

3.4. Kiểm tra bốn thông tin trên chứng chỉ

Ngoài việc kiểm tra vật liệu thực tế, phòng chất lượng cần xác nhận:

1. Loại chứng chỉ có đúng yêu cầu đã đặt không?
2. Số nhận dạng có khớp với vật liệu hoặc chuỗi truy xuất không?
3. Mức công bố của thông số có được xác định rõ không?
4. Tiêu chuẩn và phiên bản áp dụng có đủ cơ sở để đối chiếu không?

Nếu một trong những nội dung trên chưa rõ, cần yêu cầu xác minh hoặc bổ sung bằng chứng trước khi sử dụng chứng chỉ làm căn cứ nghiệm thu.

3.5. Xử lý khi phát hiện bất thường

Nếu phát hiện số nhận dạng không khớp, chứng từ chưa đầy đủ hoặc có dấu hiệu bất thường về nguồn gốc, kho cần tách riêng lô vật liệu và đánh dấu trạng thái “Đang kiểm tra”.

Phòng chất lượng phối hợp với bộ phận mua sắm và kỹ thuật để xác minh thông tin.

Trong thời gian này, không nên tự ý đưa vật liệu vào gia công hoặc kết luận nguồn gốc không đúng khi chưa có đủ bằng chứng.

Bạn có thể tìm hiểu thêm về cách nhận biết và xử lý sai lệch trong Phần 4: Truy xuất nguồn gốc và nhận biết vật liệu không đúng nguồn.

Kết quả của giai đoạn nhận hàng phải xác định được vật liệu thực tế, chứng từ tương ứng và những chỉ tiêu đã đáp ứng hoặc còn cần làm rõ.

4. Tình huống 3: Hai bên có kết quả đo khác nhau

Chênh lệch kết quả đo là tình huống có thể xảy ra khi nhà cung cấp và phòng chất lượng thực hiện kiểm tra cùng một lô vật liệu.

Ví dụ, hai bên cùng đánh giá độ phẳng của một tấm thép nhưng đưa ra hai kết luận khác nhau.

Nguyên nhân có thể xuất phát từ cách xác định vị trí đo, chiều dài đoạn chuẩn hoặc điều kiện kê tấm.

Vì vậy, trước khi kết luận vật liệu không đạt, cần kiểm tra lại phương pháp thực hiện.

4.1. Đối chiếu ba điều kiện đo

Ví dụ, một bên đo tại vùng sát mép trong khi bên còn lại đo theo khoảng cách quy định của tiêu chuẩn.

Hai giá trị này không nên được sử dụng để đối chiếu trực tiếp nếu chưa xác định phương pháp đo tương ứng.

Tương tự, nếu một bên đặt tấm trên bề mặt không đủ phẳng, kết quả có thể bị ảnh hưởng bởi điều kiện kê tấm.

4.2. Tổ chức đo lại theo cùng điều kiện

Khi phát hiện sự khác biệt, hai bên cần thống nhất:

• Tiêu chuẩn và phiên bản áp dụng.
• Lớp dung sai đã thỏa thuận.
• Vị trí và khoảng cách tới cạnh.
• Chiều dài đoạn chuẩn.
• Điều kiện mặt kê.
• Dụng cụ hoặc thiết bị đo.

Sau đó, thực hiện đo lại tại cùng vị trí và điều kiện.

Biên bản cần ghi nhận kết quả của từng điểm đo và sự tham gia của đại diện các bên.

Việc chỉ ghi kết luận “đạt” hoặc “không đạt” sẽ không đủ để đối chiếu lại khi phát sinh tranh chấp.

4.3. Đối chiếu lại tiêu chuẩn và lớp dung sai

Nếu hai bên đã thống nhất điều kiện đo nhưng kết quả vẫn khác nhau, cần kiểm tra lại tiêu chuẩn được sử dụng để đánh giá.

Với thép tấm thuộc phạm vi EN 10029, cần xác định đúng phiên bản và lớp dung sai đã ghi trong đơn hàng.

Không nên sử dụng một lớp dung sai khác hoặc một phiên bản tiêu chuẩn chưa được thống nhất để đưa ra kết luận.

4.4. Sử dụng đơn vị thử nghiệm độc lập khi cần thiết

Nếu việc đo lại và đối chiếu tiêu chuẩn vẫn chưa giải quyết được chênh lệch, các bên có thể thống nhất sử dụng đơn vị thử nghiệm độc lập phù hợp.

Trước khi thực hiện, cần xác định:

• Chỉ tiêu cần đánh giá.
• Phương pháp và tiêu chuẩn áp dụng.
• Điều kiện thực hiện.
• Cách sử dụng kết quả để xử lý sai lệch.

Kết quả thử nghiệm độc lập cần được xem xét theo thỏa thuận giữa các bên, không mặc định thay thế mọi điều kiện nghiệm thu đã được thống nhất trước đó.

Bạn có thể tìm hiểu chi tiết trong Phần 3: Dung sai vật liệu và phương pháp đo khi nghiệm thu.

5. Chuẩn hóa biên bản đo để hạn chế tranh chấp

Một biên bản đo có đầy đủ dữ liệu sẽ giúp phòng chất lượng xác định kết quả đã được tạo ra như thế nào.

Điều này đặc biệt quan trọng khi cần kiểm tra lại sau một thời gian hoặc khi có nhiều bộ phận cùng tham gia nghiệm thu.

Đối với các phép thử chuyên dụng, cần bổ sung những thông tin tương ứng.

Ví dụ, biên bản thử va đập phải thể hiện nhiệt độ thử. Kết quả đo độ cứng cần ghi rõ phương pháp và thang đo.

Đối với thép cường lực cao cần gia công uốn, kết quả thử uốn thực tế còn phụ thuộc vào thiết bị và điều kiện gia công. Vì vậy, thông số thiết lập máy và kết quả thử cần được ghi nhận để phục vụ những lần gia công tiếp theo.

Một kết quả đo có thể kiểm tra lại khi biên bản lưu đầy đủ phương pháp, điều kiện thực hiện và dữ liệu gốc.

6. Xây dựng tiêu chí nghiệm thu phù hợp với từng nhóm vật liệu

Ngoài việc lựa chọn đúng phương pháp kiểm tra, nhà máy cần bảo đảm tiêu chí nghiệm thu phù hợp với vật liệu đang sử dụng.

Theo khung xây dựng hồ sơ của Gia Anh, một tiêu chí cần được xem xét theo năm thành phần.

Với tiêu chí định lượng, cần có giá trị và đơn vị rõ ràng.

Với tiêu chí định tính, cần xác định điều kiện chấp nhận và phương pháp kiểm tra phù hợp.

Ví dụ, yêu cầu về vết nứt đối với thép kết cấu không nên tự động áp dụng cho mọi lớp hàn đắp chống mài mòn.

Một số lớp hàn đắp có thể xuất hiện vết nứt nhỏ nhằm giải phóng ứng suất co ngót. Tuy nhiên, việc chấp nhận phải dựa trên đặc tính sản phẩm và yêu cầu kỹ thuật đã thống nhất.

Vì vậy, tiêu chí nghiệm thu phải được xây dựng cho đúng nhóm vật liệu, không sử dụng một bộ tiêu chí chung cho mọi sản phẩm.

Bạn có thể tìm hiểu thêm trong Phần 5: Tiêu chí nghiệm thu và trách nhiệm lựa chọn vật liệu.

7. Trường hợp cần đánh giá bổ sung trước khi nghiệm thu

Không phải mọi hồ sơ đều cần thực hiện thêm phép thử hoặc tổ chức đánh giá chuyên sâu.

Việc kiểm tra bổ sung nên được thực hiện khi có vấn đề cụ thể chưa thể giải quyết bằng dữ liệu hiện có.

7.1. Khi thông số chưa rõ mức công bố

Nếu một giá trị trên tài liệu kỹ thuật chưa được xác định là giá trị bảo đảm hay trị số điển hình, phòng chất lượng cần làm rõ trước khi đưa vào tiêu chí nghiệm thu.

Không nên tự động sử dụng một giá trị tham khảo làm giới hạn bắt buộc.

7.2. Khi giải pháp kết hợp nhiều nhóm vật liệu

Một chi tiết có thể sử dụng kết hợp thép chịu mài mòn, lớp hàn đắp hoặc vật liệu phi kim.

Trong trường hợp này, tiêu chí nghiệm thu cần bao quát các phần vật liệu và những vị trí tiếp giáp có ảnh hưởng đến khả năng làm việc.

Không nên sử dụng tiêu chí của một nhóm vật liệu để đánh giá toàn bộ cấu hình nếu các thành phần có đặc tính khác nhau.

7.3. Khi chuẩn bị thay vật liệu tại vị trí quan trọng

Nếu mục tiêu là tăng tuổi thọ hoặc giảm tốc độ mòn, cần có dữ liệu ban đầu để so sánh kết quả.

Đường cơ sở có thể được xây dựng từ số đo tình trạng vật liệu hiện tại và những thông tin vận hành liên quan.

Sau khi thay vật liệu, bộ phận kỹ thuật cần đo lại theo các mốc đã xác định.

Nếu không có đường cơ sở, việc đánh giá hiệu quả của phương án mới sẽ thiếu căn cứ so sánh.

7.4. Trường hợp không cần đánh giá bổ sung

Nếu vấn đề chỉ liên quan đến phạm vi áp dụng của một tiêu chuẩn đã xác định, hồ sơ chứng từ đầy đủ hoặc kết quả kiểm tra ban đầu đã đáp ứng yêu cầu, có thể tiếp tục quy trình nghiệm thu thông thường.

Không cần tổ chức thêm phép thử chỉ để tăng số lượng tài liệu trong hồ sơ.

Kiểm tra bổ sung chỉ thực sự cần thiết khi kết quả giúp làm rõ một yêu cầu kỹ thuật hoặc giải quyết vấn đề chưa được xác minh.

8. Trình tự áp dụng cho từng bộ phận

Cùng một hệ thống kiến thức nhưng mỗi bộ phận có nhiệm vụ và phạm vi sử dụng khác nhau.

Đối với bộ phận mua sắm, nhiệm vụ quan trọng là bảo đảm đơn hàng thể hiện đúng yêu cầu do phòng chất lượng và bộ phận kỹ thuật xác định.

Đối với kho, việc kiểm tra số nhận dạng và chứng từ ngay khi nhận hàng giúp hạn chế mất khả năng truy xuất sau khi vật liệu được chia nhỏ hoặc đưa vào gia công.

Đối với phòng chất lượng, trọng tâm là sử dụng đúng phương pháp và tiêu chí nghiệm thu để kết quả có thể đối chiếu lại.

Còn với bộ phận kỹ thuật, trách nhiệm không dừng ở việc đề xuất vật liệu. Hồ sơ cần giải thích được cơ sở lựa chọn và có dữ liệu đánh giá kết quả sau khi đưa vào vận hành.

9. Ba công việc có thể chuẩn hóa ngay

Từ các nội dung đã trình bày, nhà máy có thể bắt đầu bằng ba công việc để thống nhất cách kiểm tra và nghiệm thu.

9.1. Chuẩn hóa bảng kiểm tra chứng chỉ

Bảng kiểm tra cần có bốn nội dung:

Bảng này giúp phòng chất lượng thống nhất nội dung cần đối chiếu khi nhận hàng.

9.2. Chuẩn hóa biểu mẫu ghi nhận kết quả đo

Biểu mẫu cần ghi rõ tiêu chuẩn, điều kiện đo, thiết bị, bộ phận thực hiện và giá trị từng điểm.

Với các chỉ tiêu có yêu cầu riêng như nhiệt độ thử, hướng lấy mẫu hoặc đoạn chuẩn, cần bổ sung các trường thông tin tương ứng.

Điều này giúp hạn chế tình trạng hồ sơ chỉ lưu kết luận mà không có dữ liệu để kiểm tra lại.

9.3. Chuẩn hóa yêu cầu kỹ thuật trong đơn hàng

Bộ phận mua sắm cần có biểu mẫu để ghi nhận các yêu cầu do bộ phận kỹ thuật và phòng chất lượng xác định.

Nội dung tối thiểu cần xem xét gồm:

• Loại chứng chỉ.
• Tiêu chuẩn và lớp dung sai.
• Phương pháp thử cần thực hiện.
• Vị trí, hướng lấy mẫu và nhiệt độ thử nếu có yêu cầu.
• Các tiêu chí nghiệm thu bổ sung.

Ba công việc này giúp kết nối quá trình đặt hàng, nhận vật liệu và nghiệm thu bằng một hệ thống thông tin thống nhất.

10. Trách nhiệm của các bộ phận

Quá trình kiểm tra và nghiệm thu chỉ có thể được thực hiện nhất quán khi các bộ phận được phân công rõ trách nhiệm.

Trong quy trình này, bộ phận mua sắm không tự xác định tiêu chí kỹ thuật thay cho phòng chất lượng, tương tự kho không tự đưa ra kết luận về sự phù hợp của vật liệu với ứng dụng.

Mỗi bộ phận cần thực hiện đúng phạm vi được phân công và chuyển giao đầy đủ dữ liệu cho giai đoạn tiếp theo.

11. Lưu ý khi áp dụng kiến thức

Một, ba tình huống trong bài là khung tổ chức công việc theo giai đoạn đặt hàng, nhận hàng và xử lý chênh lệch kết quả đo. Trình tự cụ thể cần được điều chỉnh theo quy trình của nhà máy và thỏa thuận với nhà cung cấp.

Hai, loại chứng chỉ, lớp dung sai và các phép thử bổ sung cần được xác định trước khi đặt hàng nếu nhà máy yêu cầu kết quả tương ứng. Không thể mặc định mọi dữ liệu đều có thể bổ sung sau khi vật liệu đã được giao.

Ba, những checklist và biểu mẫu đề xuất là công cụ quản lý nội bộ. Chúng không thay thế yêu cầu của tiêu chuẩn, phương pháp thử hoặc điều kiện nghiệm thu đã thỏa thuận.

Bốn, khi phát sinh chênh lệch kết quả đo, cần thống nhất phương pháp và điều kiện thực hiện trước khi đưa ra kết luận. Việc sử dụng đơn vị thử nghiệm độc lập cần được các bên thống nhất về phạm vi và cách sử dụng kết quả.

Năm, một bộ hồ sơ nghiệm thu đầy đủ không tự chứng minh tuổi thọ của vật liệu tại vị trí sử dụng. Việc đánh giá kết quả vận hành vẫn cần có đường cơ sở và dữ liệu đo lại theo thời gian.

Sáu, nội dung bài viết tập trung vào phương pháp kỹ thuật và tổ chức nghiệm thu, không xác định trách nhiệm pháp lý của các bên. Những vấn đề liên quan đến hợp đồng cần được xem xét theo thỏa thuận và quy định áp dụng.

Quy trình kiểm tra và nghiệm thu vật liệu cần được tổ chức liên tục từ trước khi đặt hàng đến sau khi đưa vào sử dụng. Xác định đúng yêu cầu, kiểm tra vật liệu theo cùng phương pháp, duy trì hồ sơ truy xuất và phân công rõ trách nhiệm sẽ giúp nhà máy có đủ căn cứ để nghiệm thu, xử lý sai lệch và đánh giá hiệu quả của phương án vật liệu trong thực tế.